Sempre più spesso capita che, per motivi di sicurezza, le aziende sentano la necessità di installare telecamere di sorveglianza che inquadrino determinate aree della struttura. Lo scopo è quello di mettere in essere un deterrente per poter prevenire furti, violazioni e intrusioni: in poche parole videosorveglianza per ragioni di sicurezza.
Quello che forse non tutti sanno è che PRIMA di installare il sistema di videosorveglianza in un luogo di lavoro in cui opera anche un solo dipendente è necessario chiedere un’autorizzazione alla Direzione Provinciale del Lavoro. Solo dopo averla ottenuta sarà possibile installare le telecamere nel luogo di lavoro e mettere in funzione l’impianto.
In Italia, l’installazione degli impianti di videosorveglianza nei luoghi di lavoro e il conseguente trattamento dei dati è disciplinato da diverse norme: dallo Statuto dei Lavoratori (Legge 300/1970), dal GDPR, dal Codice Privacy, dalle circolari dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro, dalle Linee guida 3/2019 dell’EDPB (European Data Protection Board) e dal Provvedimento 8 aprile 2010 del Garante per la Protezione dei dati personali.
L’installazione di tali impianti audiovisivi in azienda può avvenire solamente in presenza di tre presupposti per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale.
È bene evidenziare che è sempre vietato il controllo dell’attività del lavoratore attraverso gli impianti di videosorveglianza, la quale è ammessa solo in via incidentale.
Il datore di lavoro che abbia intenzione di installare un impianto di videosorveglianza dovrà, prima dell’installazione stessa, alternativamente:
- stipulare un accordo con la rappresentanza sindacale unitaria o aziendale
oppure
- richiedere l’autorizzazione alla sede territoriale dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro.
Chiaramente le aziende artigiane, che per la stragrande maggioranza dei casi contano meno di 15 dipendenti, dovranno osservare l’obbligo di presentare richiesta di autorizzazione alla Direzione Provinciale del Lavoro.
Una volta ottenuta l’autorizzazione sarà possibile installare l’impianto, provvedendo poi a:
- Informare i lavoratori interessati fornendo un’informativa privacy;
- Nominare un responsabile alla gestione dei dati registrati;
- Posizionare le telecamere nelle zone a rischio evitando di riprendere in maniera unidirezionale i lavoratori;
- Affiggere dei cartelli visibili che informino i dipendenti ed eventuali clienti, ospiti o visitatori della presenza dell’impianto di videosorveglianza;
- Conservare le immagini per un tempo massimo di 24-48 ore;
- Predisporre misure idonee di sicurezza atte a garantire l’accesso alle immagini solo al personale autorizzato.
Le telecamere possono quindi essere montate e installate solo dopo la ricezione dell’autorizzazione: la presenza dell’impianto di videosorveglianza, per quanto spento, necessita di previa approvazione. Questo rigido sistema nasce per tutelare la riservatezza dei lavoratori e per evitarne la violazione della privacy. Non rispettare le procedure previste è rischioso e le sanzioni previste possono essere particolarmente salate.
Vorrei installare un impianto di videosorveglianza nella mia azienda artigiana. Cosa devo fare per legittimarne l’utilizzo?
Le aziende che occupano fino a 15 dipendenti e che intendano installare nei luoghi di lavoro un impianto di videosorveglianza hanno l’obbligo, sancito dall’art. 114 del D.Lgs. 196/2003 che richiama l’art. 4 della Legge 300/1970, di munirsi di apposita autorizzazione all’installazione e all’utilizzo dell’impianto, rilasciata dalla Direzione Territoriale del Lavoro (DTL) competente per territorio, previa presentazione di apposita istanza. Secondo tale norma, nella fattispecie devono ricorrere esigenze organizzative e produttive ovvero di sicurezza del lavoro (da estendere anche al concetto di tutela del patrimonio). La richiesta va fatta, a cura del titolare dell’impianto, utilizzando apposita modulistica. A conclusione delle relative valutazioni tecniche, effettuate sulla base della documentazione allegata all’istanza, l’Ufficio rilascia alla ditta il provvedimento di autorizzazione, individuando, nello stesso, opportune condizioni di utilizzo del sistema che hanno potere vincolante per l’azienda. L’obbligo di cui sopra vige anche per le aziende che, occupando più di 15 dipendenti, siano sprovviste di rappresentanti sindacali aziendali (RSA o RSU) o che, pur avendoli, non hanno raggiunto un accordo sindacale con gli stessi per l’utilizzo dell’impianto di videosorveglianza. L’obbligo non vige per le aziende che non occupano dipendenti. In tutti i casi sopra esposti, il titolare dell’impianto, e quindi del trattamento dei dati, deve comunque ottemperare agli obblighi di informativa previsti dall’art. 13 del D.Lgs. 196/2003.
Posso installare l’impianto di videosorveglianza e tenerlo spento fino a quando otterrò l’autorizzazione?
La norma prevede l’attivazione della procedura non solo per l’utilizzo dell’impianto ma, ancor prima, per l’installazione. Pertanto si consiglia di presentare l’istanza dopo aver approntato un progetto di massima, evitando di procedere con l’installazione e calcolando un lasso di tempo che varia tra i 30 ed i 60 giorni, a partire dalla data della richiesta, per ottenere l’autorizzazione.
Se le telecamere inquadrano solo l’esterno della ditta, è comunque necessario richiedere l’autorizzazione?
L’orientamento giurisprudenziale tende a identificare come luoghi soggetti alla normativa in questione anche quelli esterni dove venga svolta attività lavorativa in modo saltuario o occasionale (ad es. zone di carico e scarico merci). Sarebbero invece da escludere dall’applicazione della norma quelle zone esterne estranee alle pertinenze della ditta, come ad es. il suolo pubblico, anche se antistante alle zone di ingresso all’azienda.
Quali sono le informazioni contenute nell’autorizzazione?
L’autorizzazione contiene informazioni sul numero, sul tipo e sulla dislocazione delle apparecchiature facenti parte dell’impianto, nonché sulle modalità di funzionamento dello stesso. Vi sono inoltre elencate alcune condizioni di utilizzo individuate dall’Ufficio al fine di: evitare un indebito controllo a distanza dell’attività lavorativa svolta dai dipendenti; impedire l’acquisizione di dati non pertinenti con le finalità dell’impianto o comunque lesivi della riservatezza dei lavoratori; garantire l’adozione di adeguate misure di protezione dei dati raccolti; fissare entro i limiti previsti dalla norma i tempi di conservazione dei dati.
L’autorizzazione ha una scadenza?
L’autorizzazione mantiene la sua validità fintanto che nulla cambi nella configurazione dell’impianto installato, rispetto a quanto autorizzato. In tal senso si può affermare che l’autorizzazione non ha scadenza. È però opportuno che, in caso di modifiche, il datore di lavoro comunichi alla DTL le variazioni che intende apportare all’impianto, affinché l’Ufficio abbia modo di intervenire sul provvedimento di autorizzazione già rilasciato con integrazioni o sostituzioni.
Per informazioni e per la presentazione della richiesta di autorizzazione alla Direzione Provinciale del Lavoro contattare l’Ufficio Sicurezza e Privacy di Confartigianato Imprese Rieti, Cinzia Rosa tel. 0746218131 sicurezza@confartigianatorieti.it.
